Definicja i cel KSeF
KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, otrzymywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2), a od 1 lutego 2026 r. FA(3)
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych.
Jego głównym celem jest uproszczenie i automatyzacja obiegu faktur między firmami, a także zwiększenie kontroli nad rozliczeniami podatkowymi.W praktyce oznacza to, że każda faktura sprzedaży — zamiast być wysyłana w PDF-ie lub na papierze — trafia bezpośrednio do systemu KSeF, gdzie otrzymuje swój unikalny numer identyfikacyjny.
Faktura staje się uznana za wystawioną i dostarczoną w chwili jej przesłania do KSeF.
Chcesz mieć pewność najlepszego wdrożenia KSeF?
Krótka historia KSeF
- Październik 2021 – rozpoczęcie pilotażu KSeF (dobrowolne korzystanie).
- Styczeń 2022 – system dostępny dla wszystkich przedsiębiorców.
- Grudzień 2023 – ogłoszenie obowiązkowego wdrożenia od 2024 r., które później przesunięto.
- Kwiecień 2024 – Ministerstwo Finansów ogłasza nowy harmonogram.
- Lipiec 2025 – obowiązkowe korzystanie z KSeF dla czynnych podatników VAT.
- Styczeń 2026 – obowiązek obejmie również podatników zwolnionych z VAT.
2026 – pełne wdrożenie systemu
Od stycznia 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy, zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT, będą zobowiązani do korzystania z KSeF. To oznacza, że faktury wystawiane poza systemem (np. w PDF, Excelu czy papierowo) nie będą uznawane za dokument księgowy w rozumieniu ustawy o VAT. W tym okresie Ministerstwo Finansów planuje również dalszą rozbudowę systemu o nowe funkcjonalności – m.in. integrację z kasami online oraz możliwość automatycznego rozliczania korekt i duplikatów faktur.
2027 – rozwój integracji z e-Urzędem Skarbowym.
KSeF zostanie włączony w szerszy ekosystem usług elektronicznych, takich jak e-Urząd Skarbowy czy e-Paragon.Dzięki temu podatnicy będą mogli zarządzać wszystkimi dokumentami finansowymi w jednym miejscu, w tym podglądać status faktur, zwroty VAT oraz historię rozliczeń z urzędem.
2028 – standaryzacja europejska (projekt ViDA)
Unia Europejska planuje wprowadzenie jednolitego systemu e-fakturowania dla całego obszaru wspólnoty (projekt VAT in the Digital Age – ViDA).Polski KSeF ma być w pełni zgodny z europejskimi standardami e-faktury (EN 16931), co umożliwi łatwiejsze rozliczenia międzynarodowe oraz automatyczne przesyłanie danych między krajami UE.
Jak działa KSeF?
Każda faktura ustrukturyzowana ma określony format XML, zgodny ze schematem FA(2).System działa w prosty sposób:
- Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie księgowym lub ERP.
- System przesyła ją do KSeF przez API.
- KSeF nadaje jej numer i zapisuje w bazie Ministerstwa Finansów.
- Odbiorca może pobrać ją z KSeF przez własne narzędzie lub aplikację księgową.
Dzięki temu obieg faktur odbywa się całkowicie elektronicznie i w sposób centralny.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?
Z systemu KSeF będą musieli korzystać:
- wszyscy podatnicy VAT czynni – od 1 lipca 2025,
- podatnicy zwolnieni z VAT (np. na podstawie art. 113) – od 1 stycznia 2026,
- podmioty zagraniczne prowadzące działalność w Polsce (z NIP-em PL).
Faktury wystawione poza KSeF po tym terminie nie będą uznawane za prawidłowe.
Jakie są korzyści z KSeF?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko spełnienie wymogów ustawowych, ale też realna szansa na usprawnienie pracy firm i działów księgowych. Cyfrowe fakturowanie przyspiesza procesy, zwiększa bezpieczeństwo danych i ułatwia komunikację z administracją skarbową. Oto najważniejsze korzyści, jakie niesie KSeF:
- Szybszy zwrot VAT – skrócony z 60 do 40 dni.
- Stały dostęp do archiwum faktur (przechowywanie przez 10 lat).
- Automatyczne raportowanie do MF – brak konieczności JPK_FA.
- Ułatwienia dla księgowości i automatyzacja procesów.
- Większe bezpieczeństwo danych i mniejsze ryzyko oszustw.
Faktury wystawione poza KSeF po tym terminie nie będą uznawane za prawidłowe.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Aby sprawnie przejść na fakturowanie elektroniczne, warto odpowiednio przygotować organizację i systemy informatyczne. Poniżej kilka kluczowych kroków, które pomogą Ci wdrożyć KSeF bez problemów:
- Sprawdź, czy Twój program do fakturowania obsługuje KSeF (API).
- Zaktualizuj uprawnienia – w KSeF możesz działać jako osoba fizyczna lub pełnomocnik firmy.
- Przeszkol zespół z wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych.
- Przetestuj system w środowisku testowym Ministerstwa Finansów.
- Zintegruj systemy ERP z KSeF – szczególnie jeśli Twoja firma wystawia dużą liczbę dokumentów.