KSeF SAP – integracja Krajowego Systemu e-Faktur z systemem SAP

System KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rozwiązanie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej w ujednoliconym formacie XML.
‍
Dla firm korzystających z systemu SAP, jednym z największych wyzwań jest prawidłowa integracja SAP z KSeF, tak aby faktury mogły być automatycznie wysyłane i odbierane zgodnie z wymogami prawnymi.

W praktyce oznacza to konieczność połączenia wewnętrznego modułu fakturowania w SAP z interfejsem API KSeF, obsługującym strukturę e-faktury FA_VAT oraz komunikację z serwerami Ministerstwa Finansów.

Dlaczego integracja KSeF z SAP jest tak ważna?

Dla firm korzystających z SAP, wdrożenie KSeF nie jest tylko obowiązkiem prawnym, ale też szansą na optymalizację procesów finansowych.
Integracja KSeF SAP pozwala na:

• automatyczne generowanie faktur w formacie XML wymaganym przez KSeF,
• bezpośrednie przesyłanie faktur do systemu Ministerstwa Finansów,
• odbiór faktur przychodzących i ich automatyczne księgowanie,
• weryfikację statusu faktur w czasie rzeczywistym,
• znaczną redukcję czasu obsługi dokumentów oraz ryzyka błędów ludzkich.

Dzięki odpowiednio wdrożonej integracji SAP z KSeF firmy mogą działać szybciej, bezpieczniej i zgodnie z najnowszymi przepisami prawa.

Jak działa integracja KSeF z SAP w praktyce

Integracja polega na połączeniu systemu SAP z interfejsem API KSeF poprzez dedykowany moduł lub oprogramowanie pośredniczące (tzw. middleware).
Cały proces obejmuje kilka etapów:

1. Generowanie faktury w SAP – dokument tworzony jest w module SD (Sales and Distribution) lub FI (Financial Accounting).
2. Konwersja faktury do struktury XML (FA_VAT) – SAP przekształca dane faktury zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
3. Wysłanie faktury do KSeF – komunikacja odbywa się przez API, które uwierzytelnia użytkownika i przesyła dokument.
4. Odbiór UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru) – system SAP zapisuje numer referencyjny faktury i status przyjęcia.
5. Archiwizacja dokumentu – faktura wraz z potwierdzeniem trafia do repozytorium SAP, co zapewnia pełną zgodność z wymogami prawa.

Taki proces może być w pełni zautomatyzowany — użytkownik SAP nie musi ręcznie eksportować plików XML ani logować się do zewnętrznych systemów.

Wymagania techniczne dla integracji KSeF SAP

Aby poprawnie zintegrować SAP z KSeF, należy spełnić określone wymagania techniczne:

• SAP w wersji ECC lub S/4HANA z dostępem do modułów FI i SD
• dostęp do środowiska API KSeF (produkcyjnego i testowego)
• aktualne certyfikaty kwalifikowane lub podpis zaufany do uwierzytelnienia w KSeF
• odpowiednie konfiguracje SAP PI/PO (Process Integration / Process Orchestration) lub SAP CPI (Cloud Platform Integration)
• mapowanie danych z faktur SAP do struktury FA_VAT XML

Firmy korzystające z SAP w chmurze (S/4HANA Cloud) mogą użyć gotowych konektorów oferowanych przez SAP lub integratorów takich jak wdrozeniaksef.pl.

Możliwości integracji KSeF SAP – różne podejścia

Integracja SAP z KSeF może zostać wykonana na kilka sposobów, w zależności od potrzeb i infrastruktury IT:

1. Integracja natywna (w SAP):

‍Bezpośrednie połączenie z API KSeF z poziomu SAP, przy użyciu dedykowanych rozszerzeń ABAP i narzędzi SAP CPI.

2. Integracja przez zewnętrzny middleware:

‍System pośredniczący (np. integrator KSeF) obsługuje konwersję danych i komunikację z API KSeF, a SAP przesyła tylko surowe dane faktury.

3. Integracja hybrydowa:

‍SAP generuje pliki XML, które są przesyłane do zewnętrznego systemu integracyjnego. Tam odbywa się podpis cyfrowy, wysyłka i odbiór statusów KSeF.

Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety – wybór zależy od wielkości firmy, liczby faktur, infrastruktury IT oraz wymagań bezpieczeństwa.

Korzyści z połączenia KSeF i SAP

Integracja systemów niesie ze sobą liczne korzyści biznesowe:

• automatyzacja i przyspieszenie procesu fakturowania,
• zmniejszenie kosztów obsługi dokumentów,
• eliminacja błędów ludzkich,
• pełna zgodność z przepisami KSeF,
• lepsze raportowanie i kontrola finansowa,
• szybki dostęp do danych i statusów faktur,
• łatwiejsze audyty i rozliczenia z kontrahentami.

Dzięki integracji KSeF SAP firmy mogą w pełni cyfryzować proces fakturowania i skupić się na rozwoju biznesu.

Najczęstsze wyzwania przy wdrożeniu KSeF w SAP

Wdrażając KSeF w środowisku SAP, wiele organizacji napotyka podobne problemy:

• brak aktualizacji systemu SAP do wersji obsługującej integrację,
• błędne mapowanie pól między strukturą SAP a FA_VAT,
• problemy z certyfikatami podpisu elektronicznego,
• niewystarczające testy integracyjne w środowisku demo,
• trudności w automatycznym odbiorze statusów faktur z KSeF.

Rozwiązaniem tych problemów jest współpraca z partnerem wdrożeniowym, który posiada doświadczenie w integracji SAP z KSeF i zna wymagania techniczne systemu.

Jak wdrożyć integrację KSeF SAP z pomocą ekspertów

Firma wdrozeniaksef.pl wspiera przedsiębiorstwa w pełnym procesie integracji KSeF z SAP — od analizy i przygotowania środowiska, przez konfigurację API, aż po testy i uruchomienie produkcyjne.

Zespół ekspertów zajmuje się:

• analizą wymagań i architektury SAP,
• konfiguracją komunikacji z API KSeF,
• wdrożeniem mapowania danych i podpisu cyfrowego,
• testami w środowisku demo KSeF,
• wsparciem użytkowników po wdrożeniu.

Takie podejście pozwala firmie zachować zgodność z przepisami i zapewnić bezproblemowe działanie całego procesu fakturowania.

‍

Podsumowanie o KSeF SAP

Integracja KSeF SAP to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale także realna szansa na automatyzację, oszczędność czasu i poprawę jakości procesów finansowych w firmie.
Poprawnie wdrożony system umożliwia pełną cyfryzację fakturowania, automatyczne przesyłanie dokumentów do KSeF i zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów.

‍

FAQ – najczęściej zadawane pytania o KSeF SAP

1. Czy SAP jest gotowy do obsługi KSeF?

‍Tak, nowsze wersje SAP ECC i S/4HANA umożliwiają integrację z KSeF poprzez API.

2. Czy potrzebny jest dodatkowy moduł do KSeF w SAP?

‍W większości przypadków tak – konieczne jest wdrożenie dodatku lub middleware obsługującego komunikację z KSeF.

3. Czy integracja KSeF z SAP wymaga zmian w fakturach?

‍Tak, faktury muszą być zgodne ze strukturą XML FA_VAT. Wymaga to mapowania danych w SAP.

4. Czy można testować integrację w wersji demo KSeF?

‍Oczywiście. Wdrożeniowcy najpierw konfigurują środowisko testowe, zanim system trafi do produkcji.

5. Czy KSeF działa z SAP w chmurze?

‍Tak, system SAP S/4HANA Cloud może być zintegrowany z KSeF za pomocą SAP Cloud Integration (CPI).

6. Ile trwa wdrożenie KSeF w SAP?

‍Zależnie od skali systemu i liczby faktur – od kilku dni (dla małych środowisk) do kilku tygodni w dużych korporacjach.

‍

‍

‍