KSeF QR – co oznacza, jak działa i do czego służy? Praktyczny przewodnik 2025

KSeF QR – co to jest, jak działa i do czego służy? Praktyczny poradnik 2025

Wraz z rozwojem Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy coraz częściej spotykają się z pojęciem KSeF QR. To specjalny kod QR, który pojawia się na wizualizacjach faktur ustrukturyzowanych pobieranych z systemu. Jest jednym z kluczowych elementów, które ułatwiają dostęp oraz weryfikację dokumentów.

Jeśli dopiero zaczynasz pracę z KSeF, zajrzyj najpierw do naszego głównego przewodnika:
https://wdrozeniaksef.pl/co-to-jest-ksef

Warto też przeczytać sekcję pytań i odpowiedzi:
https://wdrozeniaksef.pl/artykuly/ksef-faq

Czym jest KSeF QR?

KSeF QR to kod QR automatycznie generowany na wizualizacji faktury wygenerowanej z Krajowego Systemu e-Faktur. Kod ten zawiera zaszyfrowane informacje, które umożliwiają szybkie odczytanie lub pobranie faktury bez konieczności ręcznego logowania lub wyszukiwania dokumentu w systemie.

To wygodny sposób na szybki dostęp do faktury – szczególnie dla księgowych, działów administracji i osób otrzymujących dokument w formie papierowej.

Co zawiera KSeF QR?

KSeF QR nie pokazuje bezpośrednio treści faktury. Zawiera natomiast dane umożliwiające jej jednoznaczną identyfikację w systemie KSeF, takie jak:

• identyfikator faktury (KSeF ID),
• NIP wystawcy dokumentu,
• datę wystawienia,
• skrót hash lub odnośnik do zasobu w KSeF.

Po zeskanowaniu kodu odbiorca może pobrać fakturę lub jej wizualizację.

Jak działa kod KSeF QR?

Działanie KSeF QR jest proste i przypomina logikę używaną w bankowości i e-paragonach:

1. Wystawca wystawia fakturę w KSeF.
2. KSeF nadaje jej unikalny numer i generuje wizualizację PDF wraz z kodem QR.
3. Skanując kod QR smartfonem lub skanerem, użytkownik zostaje przekierowany do zasobu faktury.
4. System MF zwraca treść dokumentu lub jego poglądową wizualizację.

Nie trzeba logować się pełnym podpisem – wystarczy zeskanować kod.

Po co wprowadzono KSeF QR?

Kod KSeF QR powstał po to, aby:

• ułatwić dostęp do faktur,
• umożliwić szybkie pobranie dokumentu z papieru,
• wspierać księgowe w pracy z dużą liczbą faktur,
• przyspieszyć weryfikację autentyczności dokumentu,
• ograniczyć ryzyko fałszywych faktur.

QR działa jak „szybkie wejście” do dokumentu.

Jak zeskanować KSeF QR?

Możesz użyć:

• aparatu w telefonie,
• aplikacji bankowej z czytnikiem QR,
• aplikacji do skanowania kodów,
• oprogramowania księgowego z modułem OCR/QR.

Po skanowaniu natychmiast uzyskasz dostęp do faktury.

Czy KSeF QR jest obowiązkowy?

Tak – na wizualizacjach faktur ustrukturyzowanych generowanych z KSeF kod QR jest obowiązkowy.
To część oficjalnej specyfikacji Ministerstwa Finansów.

Kod QR nie musi występować na fakturach generowanych poza KSeF (np. wystawionych przed przesłaniem do systemu).

Czy mogę sam generować KSeF QR?

Nie.
KSeF QR generuje wyłącznie Ministerstwo Finansów w momencie tworzenia wizualizacji faktury.

Systemy księgowe mogą jedynie wyświetlić gotowy kod QR pobrany z KSeF.

Generowanie własnych kodów QR na fakturach mogłoby wprowadzać odbiorców w błąd.

Gdzie umieszczany jest kod KSeF QR?

Standardowo kod QR pojawia się:

• w prawym górnym rogu wizualizacji faktury,
• lub w dedykowanym bloku z informacją „Kod QR – pobierz fakturę”.

W zależności od programu księgowego układ wizualizacji może się różnić, ale kod QR musi być czytelny i widoczny.

KSeF QR a weryfikacja faktury

Skanując kod QR można:

• potwierdzić, że faktura została zarejestrowana w KSeF,
• upewnić się, że dane dokumentu są autentyczne,
• sprawdzić, czy numer KSeF jest poprawny,
• pobrać dokument ponownie.

To duży krok w kierunku bezpieczeństwa i eliminacji oszustw.

KSeF QR w środowisku testowym (KSeF Demo)

W środowisku KSeF Demo kod QR działa analogicznie:

• możesz wystawić fakturę testową,
• pobrać wizualizację,
• zeskanować kod QR i sprawdzić dostęp.

To świetny sposób na testowanie procesów obiegu dokumentów w firmie przed obowiązkowym startem systemu.

Integracje i wykorzystanie w firmach

KSeF QR ułatwia:

• księgowanie faktur papierowych,
• pracę działów zakupów,
• obieg faktur w firmie,
• weryfikację dużej liczby dokumentów.

Systemy OCR potrafią odczytać kod i automatycznie pobrać fakturę do systemu księgowego – bez błędów.

Podsumowanie

KSeF QR to praktyczny i bezpieczny sposób na szybkie pobieranie i weryfikację faktur ustrukturyzowanych. Stał się integralnym elementem faktur generowanych z KSeF i usprawnia pracę firm, księgowych oraz całego obiegu dokumentów.

Zobacz także:
„Co to jest KSeF?” https://wdrozeniaksef.pl/co-to-jest-ksef
„KSeF FAQ” https://wdrozeniaksef.pl/artykuly/ksef-faq