KSeF FAQ – najczęściej zadawane pytania o Krajowy System e-Faktur (2025)

Jeśli dopiero zaczynasz – sprawdź nasz przewodnik „Co to jest KSeF” pod adresem https://wdrozeniaksef.pl/co-to-jest-ksef.

Podstawy - KSeF FAQ

1. Czym jest KSeF?‍

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system teleinformatyczny administracji skarbowej, który służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. W praktyce oznacza to jeden wspólny standard e-faktury oraz centralne miejsce ich przechowywania.

2. Co to jest faktura ustrukturyzowana?

‍
Faktura ustrukturyzowana to faktura w określonej strukturze logicznej (XML) zgodnej ze wzorem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Jest wystawiana i przesyłana wyłącznie przez KSeF – system nadaje jej unikalny numer identyfikujący oraz przechowuje w swojej bazie.

3. Czy KSeF zastępuje zwykłą fakturę elektroniczną (PDF/mailem)?

‍
Tak – w momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy, e-faktura ustrukturyzowana w KSeF będzie głównym, preferowanym sposobem dokumentowania sprzedaży. PDF wysłany mailem stanie się co najwyżej kopią poglądową, a nie „właściwą” fakturą.

Terminy i obowiązek – od kiedy KSeF i kogo dotyczy?

4. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

‍
Według aktualnych planów Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT.
  Do tych dat KSeF jest dostępny dobrowolnie – to czas na testy, przygotowanie procesów i integracji.

5. Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

‍
Co do zasady KSeF obejmie podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Dotyczy to zarówno mikro, małych, średnich, jak i dużych firm – w zasadzie całego biznesu działającego na fakturach VAT.

6. Kogo KSeF nie obejmuje?

‍
KSeF co do zasady nie obejmuje m.in.:

• części transakcji z konsumentami (B2C),
• niektórych szczególnych rodzajów dokumentów, które nie są fakturami w rozumieniu przepisów,
• podmiotów wykonujących określoną działalność zwolnioną, w szczegółowo wskazanych przypadkach w przepisach.

Tu zawsze warto sprawdzić aktualne objaśnienia MF, bo katalog ten może być doprecyzowywany.

7. Czy KSeF dotyczy nievatowców i ryczałtowców?

‍
Tak – KSeF obejmie także wielu podatników zwolnionych z VAT, jeżeli wystawiają faktury (np. podatnicy zwolnieni podmiotowo). Zasady dla nievatowców są doprecyzowywane w komunikatach MF, ale nie można przyjąć, że „jak jestem zwolniony z VAT, to KSeF mnie nie dotyczy”.

Dostęp i uprawnienia – logowanie do KSeF

8. Jak zalogować się do KSeF?

‍
Do KSeF można zalogować się m.in. przy pomocy:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• podpisu zaufanego (Profil Zaufany),
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• uwierzytelnienia tokenem (w przypadku integracji API / systemów finansowo-księgowych).

9. Jak nadać uprawnienia pracownikom i biuru rachunkowemu?

‍
Podmiot (np. spółka) może w KSeF:

• nadać pracownikom uprawnienia do wystawiania, odbierania i przeglądania faktur,
• udzielić upoważnienia biuru rachunkowemu / kancelarii za pomocą odpowiedniego zgłoszenia (np. poprzez e-Urząd Skarbowy lub formularze dedykowane KSeF).
  To bardzo ważny etap – bez poprawnie nadanych ról system nie pozwoli na żadne operacje.

Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF – praktyczne FAQ

10. Jak mogę wystawiać faktury w KSeF?

‍
Są trzy główne ścieżki:

1. Aplikacja Podatnika KSeF (przeglądarkowa)
2. Aplikacja Mobilna KSeF
3. Program księgowy / ERP zintegrowany z KSeF (API)
   W małych firmach często wystarczy aplikacja MF, ale w rosnących biznesach zdecydowanie wygodniej jest korzystać z oprogramowania połączonego z KSeF API.

11. Jak wygląda odbiór faktur w KSeF?

‍
Nabywca nie musi „prosić” o fakturę – jeżeli faktura zostanie wystawiona na jego NIP, będzie dostępna w KSeF (aplikacja lub system księgowy). Może także pobierać faktury automatycznie przez API, filtrować je po datach, numerach, kontrahentach itd.

12. Co się dzieje, gdy faktura zostanie odrzucona przez KSeF?

‍
Faktura odrzucona przez KSeF nie jest uznawana za wystawioną. Nie można do niej wystawić korekty ani jej „anulować”. Aby poprawnie ją zarejestrować, należy skorygować błąd i wysłać fakturę ponownie.

13. Czy mogę wystawiać faktury w walucie obcej?

‍
Tak, KSeF dopuszcza faktury w walucie obcej, przy zachowaniu wymogów co do wykazania podstawy opodatkowania i podatku w złotówkach. Odpowiednie pola w strukturze XML są przygotowane na różne waluty.

14. Czy kontrahent zagraniczny ma dostęp do faktur w KSeF?

‍
Kontrahent zagraniczny nie ma „konta” w polskim KSeF tak jak krajowy podatnik, ale może otrzymać fakturę np.:

• jako wizualizację (PDF) wygenerowaną z systemu,
• poprzez udostępnienie danych umożliwiających anonimowy dostęp do pojedynczej faktury.

KSeF 2.0, FA(3) i kwestie techniczne – co się zmienia?

15. Co to jest KSeF 2.0?

‍
KSeF 2.0 to rozwinięta wersja systemu, przygotowana na etap obowiązkowy. Obejmuje m.in. doprecyzowane procesy, nowe grupy użytkowników i zaktualizowane pytania i odpowiedzi na stronach MF.

16. Co to jest struktura FA(3) i czy muszę coś zmieniać w swojej firmie?

‍
FA(3) to nowa wersja struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej w KSeF. Ma zostać wdrożona przed wejściem obowiązkowego KSeF, m.in. po to, żeby uprościć niektóre elementy oraz dodać nowe (np. węzeł „Załącznik” dla dodatkowych danych).
Jeśli korzystasz z systemu księgowego/ERP – to jego dostawca musi dostosować oprogramowanie. Własne integracje (np. wewnętrzny system fakturowania) trzeba zaktualizować pod nowy schemat XSD.

17. Czy do faktury w KSeF można dodawać załączniki?

‍
Nowe wersje specyfikacji przewidują obsługę załączników na poziomie struktury faktury (np. specyfikacje, zestawienia). W praktyce implementacja zależy od możliwości systemu, z którego korzystasz (ERP, program do faktur).

Bezpieczeństwo, dostęp i błędy – praktyczne wątpliwości

18. Czy dane w KSeF są bezpieczne?

‍
KSeF jest systemem administracji publicznej, więc spełnia wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa, dostępu i logowania. Dane są przechowywane centralnie, a dostęp do nich wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia i nadania uprawnień.

19. Co zrobić, gdy KSeF działa wolno lub pojawiają się błędy techniczne?

‍
Środowiska (zwłaszcza testowe) potrafią być przeciążone, szczególnie w okresach wzmożonych testów i wdrożeń. Warto:

• wdrożyć w integracji mechanizmy ponawiania żądań (retry),
• logować wszystkie komunikaty błędów zwracane przez API,
• testować w różnych godzinach (często wieczorem jest luźniej),
• śledzić komunikaty MF o przerwach technicznych.

Wdrożenie KSeF w firmie – od czego zacząć?

20. Jak krok po kroku przygotować firmę do KSeF?

‍
Najprostszy plan wdrożenia:

1. Analiza procesów – jak dziś wystawiasz faktury, z ilu systemów, kto ma dostęp.
2. Wybór narzędzia – Aplikacja Podatnika czy system zintegrowany (program księgowy/ERP z KSeF API).
3. Testy w środowisku KSeF Demo – testowe wystawianie, odbiór, korekty, różne scenariusze.
4. Procedury wewnętrzne – kto wystawia, kto odbiera, jak komunikujesz numer KSeF, jak archiwizujesz wizualizacje.
5. Szkolenie zespołu – księgowość, sprzedaż, administracja.
6. Start produkcyjny – początkowo np. na części kontrahentów lub typów faktur, z równoległym monitoringiem błędów.

21. Czy muszę wdrażać KSeF samodzielnie?

‍
Nie. Możesz:

• oprzeć się w całości na dostawcy programu księgowego/ERP,
• skorzystać ze wsparcia firmy wdrożeniowej, która pomaga w integracji, testach, szkoleniach i procedurach – np. takich jak wdrozeniaksef.pl.
  To szczególnie sensowne przy większej skali biznesu, dużej liczbie faktur miesięcznie lub kilku systemach źródłowych.

Podsumowanie – KSeF FAQ w pigułce

KSeF to nie tylko „kolejna zmiana w przepisach”, ale całkowita zmiana sposobu fakturowania w Polsce. Najważniejsze rzeczy do zapamiętania:

• obowiązek KSeF wejdzie etapowo w 2026 roku,
• obejmie praktycznie cały biznes fakturujący w Polsce,
• kluczem do spokojnego przejścia jest wczesne wdrożenie, testy i uporządkowanie procesów,
• warto regularnie zaglądać do oficjalnych FAQ MF i aktualnych materiałów branżowych, bo KSeF 2.0 i FA(3) są stale doprecyzowywane.

‍