Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga dobrego przygotowania, a środowisko testowe KSeF Demo jest najlepszym miejscem, aby zweryfikować poprawność faktur i sprawdzić integrację z systemem księgowym.
Podczas testów wielu użytkowników napotyka typowe błędy — od niepoprawnych struktur XML aż po błędy komunikacji z API.

Poniżej przedstawiamy praktyczny przewodnik po najczęściej występujących błędach w KSeF Demo oraz sposobach, jak je skutecznie naprawić.

1. Błędy walidacji struktur XML (najczęstszy problem)

KSeF jest bardzo restrykcyjny pod względem poprawności danych.
Najczęstsze błędy:

• brak wymaganych pól (np. NIP nabywcy)
• niezgodność sum netto/brutto
• niepoprawny format daty
• błędnie wpisane stawki VAT
• literówki w tagach XML
• niepoprawna struktura po rabacie lub korekcie

Jak naprawić błędy w ksef demo?

• używać automatycznych walidatorów XML (MF udostępnia własny)
• korzystać z aktualnego schematu XSD
• unikać ręcznego edytowania pliku XML
• przy korektach: pamiętać o wskazaniu numeru faktury pierwotnej i powodzie korekty

2. Błąd autoryzacji – brak uprawnień do wysyłki faktury

Wiele firm w KSeF Demo widzi komunikat:

„Użytkownik nie ma uprawnień do wystawiania faktur”

Najczęstsze powody

• brak nadanego uprawnienia w panelu KSeF Demo
• błędne dane podmiotu testowego
• wysyłanie faktur na błędny NIP lub z innym identyfikatorem niż w rejestracji

Jak naprawić?

• w panelu KSeF dodać użytkownika jako „Wystawiającego dokumenty”
• sprawdzić zgodność NIP-u podmiotu testowego z tym w pliku XML
• jeśli używasz API — zaktualizować token lub klucz autoryzacyjny

3. Błędy komunikacji API – problemy integracyjne

W testach integracyjnych często występują:

• timeouty po stronie API
• problemy z certyfikatem
• niepoprawnie zaimplementowane endpointy
• wysyłanie żądań na niewłaściwy URL środowiska demo

Jak naprawić?

• upewnić się, że środowisko to test (nie produkcja)
• sprawdzić, czy token ma odpowiednie uprawnienia
• dodać retry logic przy timeoutach
• w logach API sprawdzić dokładnie kod błędu (KSeF zwraca szczegółowe komunikaty)

Najczęściej zapomina się o zmianie URL środowiska po migracji z dev → demo → produkcja.

4. Rozbieżności w sumach na fakturze

KSeF bardzo dokładnie sprawdza:

• obliczenia VAT
• sumy kontrolne
• zaokrąglenia kwot
• zgodność stawek VAT z obowiązującymi w Polsce

Jak naprawić?

• nie liczyć VAT ręcznie, tylko używać algorytmu w systemie ERP
• pamiętać, że KSeF wymaga określonego sposobu zaokrąglania
• sprawdzić, czy wszystkie pozycje mają przypisaną stawkę VAT

5. Błędne dane kontrahentów

Bardzo często faktura testowa nie przechodzi walidacji z powodu:

• pustego NIP-u
• niepoprawnego adresu
• użycia NIP-u zagranicznego w strukturze, która go nie obsługuje
• braku kraju przy kontrahencie spoza PL

Jak naprawić?

• sprawdzić kontrahenta na GUS/VIES (nawet w testach warto!)
• w przypadku firm UE podać „XX” w polu kraju
• pamiętać o wymaganych tagach adresowych

6. Brak zgodności wersji dokumentu ze specyfikacją MF

Ministerstwo aktualizuje struktury JPK i KSeF regularnie.
Firmy często wysyłają faktury w nieaktualnym formacie.

Jak naprawić?

• pobrać aktualne schemy XSD z MF (najważniejsze!)
• zaktualizować oprogramowanie księgowe / ERP
• jeśli masz własne integracje — sprawdzić wersjonowanie endpointów

7. KSeF Demo działa wolniej lub zwraca losowe błędy

Środowisko testowe często bywa przeciążone — szczególnie w okresach wzmożonych testów programistów.

Typowe błędy:

• opóźnione komunikaty zwrotne
• blokady przy dużej liczbie wysyłanych dokumentów
• chwilowe przerwy serwisowe

Jak naprawić?

• użyć mechanizmu kolejki i logowania (np. retry co 10–30 sekund)
• prowadzić testy w godzinach 18:00–23:00 (najmniej obciążone)
• monitorować komunikaty MF o przerwach w testach

8. Problem z odbiorem faktur – brak dostępnych dokumentów

W KSeF Demo często zdarza się, że dokument został wysłany, ale odbiór nie działa.

Najczęstsze powody

• faktura została wysłana na inny podmiot testowy niż odbiorca
• brak uprawnień do odbioru
• problem po stronie API

Jak naprawić?

• upewnić się, że nabywca ma poprawny NIP i istnieje w demo
• sprawdzić strukturę odbioru w dokumentacji API
• przetestować odbiór na najprostszym przykładzie (faktura bez pozycji złożonych)

Podsumowanie

KSeF Demo to potężne narzędzie testowe, ale wymaga precyzji.
Najwięcej problemów dotyczy:

• walidacji XML
• niepoprawnych danych kontrahenta
• błędów komunikacji API
• braku zgodności z aktualną specyfikacją

Dzięki znajomości najczęstszych błędów i sposobów ich naprawy wdrożenie produkcyjne będzie znacznie łatwiejsze, a ryzyko pomyłek minimalne.

‍

1. Dlaczego w KSeF Demo pojawia się błąd walidacji XML?

Najczęściej przyczyną są brakujące pola obowiązkowe, błędne zaokrąglenia, niepoprawne tagi lub użycie nieaktualnego schematu XSD. System KSeF jest bardzo restrykcyjny, dlatego błędy pojawiają się nawet przy małych różnicach w strukturze.

2. Skąd wziąć aktualne schemy XSD KSeF?

Ministerstwo Finansów publikuje aktualne schemy na stronie z dokumentacją KSeF. Przed każdym testem warto sprawdzić, czy pojawiła się nowa wersja.

3. Co oznacza błąd „Użytkownik nie ma uprawnień do wystawiania faktur”?

Zwykle oznacza to, że użytkownik nie został dodany w panelu KSeF jako osoba uprawniona do wystawiania dokumentów. W demo trzeba nadać te uprawnienia ręcznie.

4. Czy błędy w KSeF Demo wpływają na rzeczywiste rozliczenia podatkowe?

Nie. Faktury wysyłane w demo nie mają skutków prawnych ani podatkowych. To jedynie dane testowe do nauki i integracji.

5. Co zrobić, gdy KSeF Demo działa wolno lub zwraca błędy czasowe?

Warto testować wieczorem, gdy obciążenie demo jest niższe, oraz wdrożyć mechanizmy retry w integracji API. Demo MF bywa przeciążone w godzinach pracy programistów.

6. Dlaczego nie widzę faktury wysłanej przez API w panelu demo?

Najczęstsze powody to: faktura trafiła na inny NIP, użytkownik nie ma uprawnień do odbioru lub wysyłka była wykonana na inny endpoint. Warto zacząć od testu prostej faktury.

7. Czy KSeF Demo odzwierciedla w 100% działanie produkcji?

Nie w pełni — struktury i reguły walidacji są takie same, ale środowisko demo ma limity, wolniejszą pracę i częstsze błędy techniczne.

‍