KSeF 2025 – najważniejsze zmiany dla firm i biur rachunkowych
Rok 2025 przyniesie największą rewolucję w polskiej księgowości od lat. Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) każda firma i biuro rachunkowe będzie musiało zmienić sposób wystawiania i przetwarzania faktur.
Nowe przepisy dotkną zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych. Sprawdź, jakie zmiany wprowadza KSeF 2025, kogo obejmą i jak się do nich przygotować.
Czym jest KSeF 2025
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów, w której wystawiane, odbierane i przechowywane są faktury w postaci ustrukturyzowanej (XML).
Od lipca 2025 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT, co oznacza, że każda faktura sprzedażowa będzie musiała zostać przesłana do systemu i otrzymać unikalny numer identyfikacyjny.
Najważniejsze zmiany, które wprowadzi KSeF w 2025 roku
1. Obowiązek e-fakturowania
Od 1 lipca 2025 r. faktury wystawiane poza systemem (np. w PDF, Excelu lub papierowo) nie będą uznawane za prawidłowe. Każdy podatnik VAT będzie zobowiązany do korzystania z systemu KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
2. Nowy format faktury – XML
Zamiast tradycyjnego wyglądu faktury w PDF pojawi się ustrukturyzowany plik XML, który zawiera dane według wzorca Ministerstwa Finansów (schemat FA(2)). Ten format umożliwia automatyczne przetwarzanie danych przez programy księgowe i systemy ERP.
3. Skrócenie zwrotu VAT
Firmy korzystające z KSeF otrzymają szybszy zwrot VAT – z 60 do 40 dni. To jeden z największych benefitów dla przedsiębiorców, którzy wdrożą system prawidłowo i terminowo.
4. Nowy sposób raportowania
Po wprowadzeniu KSeF zniknie obowiązek wysyłania JPK_FA (Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur). Dane o sprzedaży i zakupach będą automatycznie trafiać do Ministerstwa Finansów.
5. Elektroniczne archiwum faktur
Wszystkie faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, co eliminuje potrzebę gromadzenia dokumentów w formie papierowej. Biura rachunkowe zyskają stały dostęp do faktur swoich klientów, bez konieczności przesyłania plików.
6. Uprawnienia i pełnomocnictwa
Firmy będą musiały nadać odpowiednie uprawnienia osobom wystawiającym faktury w KSeF – np. pracownikom, księgowym lub zewnętrznym biurom rachunkowym. Dostęp do systemu wymaga uwierzytelnienia (profil zaufany, certyfikat, token).
7. Nowe obowiązki dla biur rachunkowych
Biura rachunkowe będą musiały zintegrować swoje programy z KSeF, zapewnić dostęp do faktur klientom, przeszkolić zespół z obsługi systemu i monitorować poprawność danych oraz statusy dokumentów.
Kogo dotyczą zmiany
Z KSeF będą musieli korzystać wszyscy:
czynni podatnicy VAT – od 1 lipca 2025
podatnicy zwolnieni z VAT – od 1 stycznia 2026
podmioty zagraniczne z polskim numerem NIP
spółki cywilne, jawne, partnerskie i jednoosobowe działalności gospodarcze.
Jak się przygotować do KSeF 2025
Aby uniknąć chaosu w ostatniej chwili, warto rozpocząć wdrożenie już teraz.
Oto najważniejsze kroki:
- Zweryfikuj, czy Twoje oprogramowanie księgowe obsługuje integrację z KSeF (API).
- Przygotuj pracowników i zorganizuj szkolenie z obsługi systemu.
- Zaktualizuj procesy księgowe – np. obieg dokumentów, numerację faktur, korekty.
- Przetestuj KSeF w środowisku testowym udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
- Nawiąż współpracę z partnerem wdrożeniowym, który pomoże w integracji systemu z ERP lub CRM.
Podsumowanie
KSeF 2025 to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim organizacyjna.
Wdrożenie systemu wymaga przemyślanej integracji, aktualizacji procedur i przygotowania zespołu.
Dla firm i biur rachunkowych, które rozpoczną działania z wyprzedzeniem, KSeF stanie się narzędziem ułatwiającym codzienną pracę, a nie kolejnym obowiązkiem administracyjnym.
