Jakie podmioty nie będą musiały wystawiać faktur w KSeF – pełny przewodnik

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie informatyczne przygotowane przez Ministerstwo Finansów, które ma zrewolucjonizować sposób wystawiania i przesyłania faktur w Polsce.

KSeF umożliwia wystawianie tzw. faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, które trafiają bezpośrednio do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. Dostęp do takich dokumentów mają zarówno wystawca, jak i nabywca – bez konieczności wysyłania plików PDF czy drukowania faktur.

Więcej o działaniu systemu przeczytasz w naszym artykule:

Co to jest KSeF?

Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur w KSeF

Zgodnie z ustawą o VAT, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy większości podatników prowadzących działalność na terytorium Polski, którzy wystawiają faktury VAT dokumentujące sprzedaż towarów i usług.

W praktyce, po pełnym wdrożeniu systemu, faktury w KSeF będą musieli wystawiać:

• podatnicy VAT czynni,
• podatnicy zwolnieni z VAT,
• przedsiębiorcy dokumentujący transakcje między firmami (B2B).

Jednak nie wszystkie podmioty zostaną objęte tym obowiązkiem. Poniżej przedstawiamy pełną listę wyjątków.

Jakie podmioty nie będą musiały wystawiać faktur w KSeF

Ustawa o VAT (art. 106ga ust. 2) wymienia kilka sytuacji, w których podatnik nie ma obowiązku korzystania z KSeF.

1. Podatnicy bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce

Jeśli przedsiębiorca nie ma siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, nie musi korzystać z KSeF.
Dotyczy to np. firm zagranicznych, które świadczą usługi lub dostawy do Polski bez fizycznej obecności na jej terytorium.

Przykład: niemiecka spółka wystawiająca fakturę dla polskiego kontrahenta – jeśli nie posiada w Polsce oddziału, nie musi wysyłać faktur przez KSeF.

2. Podatnicy z miejscem prowadzenia działalności w Polsce, które nie uczestniczy w transakcji

Jeśli firma ma co prawda stałe miejsce działalności w Polsce, ale to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji, również nie ma obowiązku korzystania z KSeF.

Przykład: zagraniczna spółka posiadająca oddział w Polsce, ale wystawiająca fakturę z centrali w Niemczech – faktura ta nie musi być przesyłana przez KSeF.

3. Podatnicy stosujący procedury szczególne (OSS, IOSS, MOSS, SOTI)

Podmioty korzystające z procedur szczególnych, o których mowa w Dziale XII ustawy o VAT, nie muszą wystawiać faktur w KSeF.
Dotyczy to w szczególności:

• procedury nieunijnej dotyczącej usług dla konsumentów spoza UE,
• procedury OSS (One Stop Shop),
• procedury IOSS (Import One Stop Shop),
• procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Przykład: przedsiębiorca sprzedający elektronikę online do klientów zagranicznych w ramach procedury OSS – nie musi używać KSeF.

4. Sprzedaż dla konsumentów (B2C)

Jeżeli faktura wystawiana jest na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie trzeba jej wystawiać przez KSeF.

Oznacza to, że transakcje B2C (np. sprzedaż detaliczna, e-commerce dla osób prywatnych) nie są objęte obowiązkiem systemowym.

Przykład: sklep internetowy sprzedający produkty osobom prywatnym wystawia faktury elektroniczne lub papierowe – ale nie przez KSeF.

5. Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT (art. 113a ust. 1)

Podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT ze względu na nieprzekroczenie rocznego limitu obrotu (obecnie 200 000 zł), nie muszą korzystać z KSeF.

Dla tych firm wdrożenie systemu może być jednak dobrowolne – co może ułatwić ewidencję i automatyzację fakturowania.

6. Dostawy i usługi objęte wyłączeniem w drodze rozporządzenia

Minister Finansów może określić dodatkowe przypadki, w których faktury nie będą musiały być wystawiane w KSeF.
Dotyczy to m.in.:

• usług zwolnionych z VAT,
• biletów spełniających funkcję faktury (np. autostrady, komunikacja publiczna),
• sprzedaży udokumentowanej paragonem do 450 zł (faktura uproszczona).

7. Faktury wystawiane w trybie awaryjnym lub kryzysowym

W przypadku awarii systemu KSeF lub braku możliwości technicznego połączenia z serwerami Ministerstwa Finansów, przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF, a następnie wprowadzić je do systemu po jego przywróceniu.

Więcej o testowaniu działania systemu znajdziesz tutaj:
KSeF demo – jak sprawdzić działanie systemu

Przykłady praktyczne

Przykład 1:
Firma z Francji świadczy usługę doradczą dla polskiego przedsiębiorcy. Nie ma oddziału w Polsce – faktury nie musi wystawiać w KSeF.

Przykład 2:
Polski sklep internetowy sprzedaje produkty osobom fizycznym. Wystawia faktury dla konsumentów (B2C) – nie ma obowiązku użycia KSeF.

Przykład 3:
Przedsiębiorca korzystający z procedury OSS sprzedaje towary do Niemiec. Faktury OSS są poza zakresem KSeF.

Dobrowolne korzystanie z KSeF

Podmioty wyłączone z obowiązku mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, jeśli chcą uprościć proces fakturowania i zapewnić automatyczną archiwizację dokumentów.

Dobrowolne wystawianie faktur w systemie:

• daje pewność, że dokument dotarł do odbiorcy,
• eliminuje ryzyko zagubienia faktury,
• ułatwia kontrolę i dostęp do danych finansowych.

Jak przygotować się do wdrożenia KSeF

Aby prawidłowo rozpocząć korzystanie z KSeF:

1. Sprawdź, czy Twój system księgowy obsługuje format XML zgodny z KSeF.
2. Zweryfikuj, czy Twoja firma faktycznie podlega obowiązkowi (lub jest wyłączona).
3. Przetestuj działanie systemu w trybie testowym – skorzystaj z wersji KSeF demo.
4. Przeszkol pracowników i przygotuj instrukcję wewnętrzną, jak wystawiać faktury przez KSeF.

FAQ

1. Czy każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z KSeF?
Nie. Obowiązek nie obejmuje m.in. podmiotów zagranicznych bez siedziby w Polsce, firm korzystających z procedur szczególnych oraz sprzedaży B2C.

2. Czy podatnicy zwolnieni z VAT muszą wystawiać faktury w KSeF?
Nie – podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113a ust. 1) nie są objęci obowiązkiem.

3. Czy mogę mimo wyłączenia korzystać z KSeF?
Tak. KSeF można stosować dobrowolnie – to często ułatwia archiwizację i kontrolę faktur.

4. Czy faktury uproszczone (do 450 zł) trzeba wysyłać do KSeF?
Na razie nie – faktury uproszczone mają być zwolnione z obowiązku do 1 stycznia 2025 r.

5. Co zrobić w razie awarii KSeF?
Można wystawić fakturę w trybie awaryjnym (poza systemem), a po przywróceniu działania KSeF przesłać ją ponownie.

6. Czy faktury OSS i IOSS są w KSeF?
Nie. Faktury w ramach procedur unijnych i importowych są poza zakresem KSeF.

Podsumowanie

Nie każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur.
Z obowiązku zwolnione są m.in. podmioty zagraniczne, firmy bez siedziby w Polsce, podatnicy korzystający z procedur szczególnych, a także sprzedaż konsumencka (B2C) i podatnicy zwolnieni z VAT.

Jednocześnie każdy może dobrowolnie wdrożyć KSeF, co często przynosi korzyści organizacyjne i pozwala lepiej kontrolować dokumentację.

Jeśli chcesz przygotować swoją firmę do wdrożenia, zobacz nasze poradniki:
Co to jest KSeF
KSeF demo – jak przetestować system